Kleinunternehmer-Rechnung auf dem iPhone vorbereiten und ausstellen

Für eine Rechnung brauchst du zunächst eine klare Beschreibung dessen, was du deinem Kunden berechnest. Hinzu kommen deine Firmendaten, die richtigen Empfängerangaben und die steuerliche Behandlung des Umsatzes. Blitzrechnung unterstützt Kleinunternehmer mit einem passenden Hinweis zur Steuerbefreiung nach § 19 UStG und stellt die Rechnung als teilbares PDF bereit. Die App nimmt dir wiederkehrende Eingaben ab, entscheidet aber nicht, ob die Kleinunternehmerregelung in deinem Fall anwendbar ist.

Dieser Leitfaden beginnt deshalb mit der Vorbereitung. Ist deine steuerliche Einordnung geklärt, kannst du daraus einen übersichtlichen Ablauf machen: Angaben hinterlegen, Kunde auswählen, Positionen prüfen und das Dokument ausstellen. Die Erstellung von Rechnungen gehört zum veröffentlichten Pro-Angebot, auch bei der ersten Rechnung. Kunden, Belege, Dashboard und bestehende PDF-Ansichten bleiben im kostenlosen Bereich.

Die steuerliche Ausgangslage zuerst klären

Kleinunternehmer ist eine umsatzsteuerliche Einordnung und keine automatische Folge davon, dass du wenige Rechnungen schreibst oder nebenberuflich arbeitest. Die Voraussetzungen, Umsatzgrenzen und ein möglicher Verzicht auf die Anwendung stehen in § 19 UStG. Lass eine unklare Situation fachlich prüfen, bevor du eine Rechnung mit oder ohne Umsatzsteuer ausstellst.

Die App unterstützt den dazu passenden Rechnungshinweis. Sie macht aus der Auswahl jedoch keinen Nachweis über deine Berechtigung. Wenn du deine Tätigkeit neu beginnst, mehrere Einnahmequellen hast oder sich die steuerliche Behandlung verändert, solltest du die richtige Vorgehensweise vorab mit deiner steuerlichen Ansprechperson klären. Ein gespeicherter Standardwert ist nur dann hilfreich, wenn seine Grundlage noch stimmt.

Welche Angaben du bereitlegen solltest

Für Rechnungen über nach § 19 Absatz 1 steuerfreie Umsätze nennt § 34a UStDV unter anderem vollständige Namen und Anschriften beider Beteiligten, eine zulässige steuerliche Identifikation des Ausstellers, das Ausstellungsdatum, die Beschreibung der Lieferung oder Leistung sowie das Entgelt mit Hinweis auf die Kleinunternehmer-Steuerbefreiung. Sonderfälle sind zusätzlich zu beachten. Diese kompakte Orientierung ersetzt keine vollständige Fallprüfung.

Für den praktischen Ablauf in Blitzrechnung legst du deine Firmendaten, steuerlichen Angaben und Bankverbindung bereit. Beim Kunden gehören die korrekte Rechnungsadresse und das vereinbarte Zahlungsziel dazu. Notiere außerdem, welche Leistung du tatsächlich erbracht hast und auf welchen Zeitraum sich die Abrechnung bezieht. So musst du wichtige Angaben nicht erst während der PDF-Prüfung zusammensuchen.

In sechs Schritten zur Rechnung

1. Firmendaten ansehen. Prüfe Namen, Anschrift, Steuernummer beziehungsweise die für deinen Fall passende Identifikation sowie Bankangaben. Ein Tippfehler im Stamm kann sonst in mehrere Dokumente übernommen werden.
2. Den richtigen Kunden wählen. Verwende den vorhandenen Kundeneintrag oder lege einen neuen an. Vergleiche die Rechnungsanschrift mit den Angaben deines Auftraggebers, insbesondere wenn Einsatzort und Rechnungsempfänger verschieden sind.
3. Die Leistung verständlich beschreiben. Erfasse Positionen mit einer nachvollziehbaren Bezeichnung, Menge und Preisgrundlage. Ein fremder Leser sollte verstehen können, was berechnet wird, ohne deinen gesamten Arbeitsalltag zu kennen.
4. Die steuerliche Behandlung prüfen. Verwende die für deinen geklärten Fall passende Einstellung und kontrolliere den Kleinunternehmer-Hinweis. Eine beliebige Auswahl von 0 Prozent ist nicht mit jeder denkbaren Steuerbefreiung gleichzusetzen.
5. Datum, Zahlungsziel und Gesamtbetrag ansehen. Prüfe den tatsächlichen Leistungsbezug, mögliche Rabatte und die im Dokument dargestellte Fälligkeit. Vergleiche die Angaben mit der Vereinbarung zum Auftrag.
6. Ausstellen und das Ergebnis kontrollieren. Nach dem Ausstellen liegt das PDF zum Teilen bereit. Öffne genau dieses Dokument und prüfe Empfänger, Leistungsbeschreibung, Summen und Bankverbindung, bevor du es weitergibst.

Für wiederkehrende Leistungen bietet die App einen Artikelstamm. Damit kannst du eine häufig genutzte Beschreibung wiederverwenden. Der Stamm ersetzt trotzdem nicht den Blick auf die konkrete Menge oder eine geänderte Vereinbarung. Hinweise zur Pflege wiederkehrender Empfänger findest du unter Kundenstamm organisieren.

Beispiel: ein abgeschlossener Auftrag mit Zusatzleistung

Eine selbständige Gestalterin hat für einen Kunden eine vereinbarte Leistung erledigt. Während des Auftrags kam eine weitere, gesondert vereinbarte Aufgabe hinzu. Für die Rechnung übernimmt sie nicht einfach den ursprünglichen Gesamtbetrag, sondern prüft die endgültig abzurechnenden Positionen. So bleibt erkennbar, welche Leistung aus der ersten Vereinbarung stammt und welche zusätzlich beauftragt wurde.

Wenn zuvor ein Angebot erstellt wurde, kann Blitzrechnung dessen Angaben in eine Rechnung übernehmen. Das spart die erneute Eingabe, aber die Übernahme ist der Beginn der Prüfung. Die Gestalterin gleicht Mengen, Leistungsbeschreibung und einen gegebenenfalls vereinbarten Rabatt mit dem tatsächlichen Auftrag ab. Erst danach stellt sie aus. Das Beispiel zeigt einen Arbeitsablauf und legt keinen bestimmten Steuersatz für eine kreative Leistung fest.

Wiederkehrende Rechnungen sauber vorbereiten

Bei Monatspauschalen oder Wartungsleistungen unterstützt die App Serienrechnungen. Außerdem lassen sich Rechnungen duplizieren. Beide Wege können Zeit sparen, wenn ein Kunde regelmäßig dieselbe Leistung erhält. Prüfe dabei besonders den neuen Leistungsbezug, die aktuelle Anschrift und Änderungen der Vereinbarung. Eine unverändert kopierte Position kann sonst den falschen Zeitraum beschreiben.

Eine Rechnung sollte ihre eigene eindeutige Identität behalten. Blitzrechnung bietet fortlaufende Rechnungsnummern und Storno mit eigener Nummer. Die praktische Organisation dieser Dokumente erklärt Rechnungsnummern nachvollziehen. Versuche nicht, eine bereits ausgestellte Rechnung außerhalb des vorgesehenen Ablaufs still umzuschreiben, nur weil der neue Auftrag ähnlich aussieht.

PDF oder strukturierte Rechnung passend wählen

Ein PDF lässt sich gut lesen und teilen. Eine strukturierte E-Rechnung enthält dagegen maschinell verarbeitbare Daten; diese Unterscheidung erläutert auch § 14 UStG. Welche Form du im konkreten Fall verwenden solltest oder musst, hängt vom Geschäftsvorgang und seinen Anforderungen ab. Kläre auch die Vorgaben des Empfängers rechtzeitig.

Blitzrechnung bietet zusätzlich CII-XML nach EN 16931 und einen XRechnung-Export mit Leitweg-ID. Das ist ein Exportumfang: Empfang, Validierung und Hybrid-PDF sind nicht enthalten. Die vorhandene Funktion ist daher kein vollständiger E-Rechnungsprozess. Für den Versand eines lesbaren Dokuments hilft der Artikel PDF-Rechnung per E-Mail.

Nach dem Versand den Zahlungsstand ansehen

Mit dem Ausstellen endet der Vorgang organisatorisch noch nicht. Die App zeigt offene Posten und ein Fälligkeitsband; Teilzahlungen können erfasst werden, der verbleibende Rest wird berechnet. Wenn ein Kunde einen Teilbetrag zahlt, sollte die Rechnung deshalb nicht pauschal als vollständig erledigt behandelt werden. Prüfe, welche konkrete Zahlung zum Dokument gehört.

Bei offenen Fragen kannst du die Rechnung und den Zahlungsstand gemeinsam ansehen, bevor du eine Erinnerung oder Mahnung verschickst. Blitzrechnung unterstützt Mahnungsversand per E-Mail oder als Brief. Welche rechtlichen Schritte in einem strittigen Fall passen, ist eine eigene Frage. Weitere Antworten zum Produkt stehen in der Rechnungs-FAQ.

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