Eine Rechnung ist verschickt, aber in deiner Übersicht noch offen. Bevor du nachfasst, lohnt ein kurzer geordneter Blick: Ist die vereinbarte Fälligkeit erreicht? Kam bereits eine Teilzahlung? Gibt es eine Rückfrage zur Leistung oder eine Zahlung mit unklarem Verwendungszweck? Blitzrechnung unterstützt diese Übersicht mit Dashboard, Fälligkeitsband und Teilzahlungen.
Die aktuelle App bietet außerdem Mahnungsversand per E-Mail oder als Brief. Das ist ein konkretes Werkzeug für die weitere Bearbeitung, kein Ersatz für die Prüfung des Einzelfalls. Dieser Artikel zeigt einen sachlichen Ablauf von der offenen Rechnung zur passenden nächsten Handlung. Er nennt keine pauschalen Mahnfristen oder Gebühren und gibt keine rechtliche Bewertung einer strittigen Forderung vor.
Offen, fällig und überfällig richtig einordnen
Das Fälligkeitsband der App unterscheidet offene, fällige und überfällige Vorgänge. Diese Einordnung hilft, die Aufmerksamkeit auf bestimmte Rechnungen zu richten. Ihre Grundlage muss aber stimmen: Rechnung, vereinbartes Zahlungsziel und erfasste Zahlungen müssen zum tatsächlichen Geschäftsvorgang passen. Eine auffällige Anzeige ist daher ein Ausgangspunkt für die Prüfung.
Öffne zunächst die konkrete Rechnung. Vergleiche Empfänger, Nummer, Betrag und Zahlungsinformationen. Wenn du mehrere ähnliche Rechnungen für denselben Kunden erstellt hast, reicht der Name allein nicht zur Zuordnung. Ein Kunde kann eine Rechnung bereits bezahlt haben, während eine andere noch offen ist. Genau diese Unterscheidung sollte vor der nächsten Nachricht klar sein.
Teilzahlungen vollständig berücksichtigen
Blitzrechnung lässt Teilzahlungen erfassen und berechnet den offenen Rest. Damit kannst du eine teilweise bezahlte Rechnung differenzierter behandeln als mit einem bloßen Ja-oder-Nein-Status. Prüfe Betrag und Zusammenhang des Zahlungseingangs. Die technische Rechnung des Restbetrags beantwortet nicht von selbst, ob die Zahlung tatsächlich zu diesem Dokument gehört.
Ein frei gewähltes Rechenbeispiel: Eine Rechnung beträgt 500 Euro, eine zugeordnete Zahlung 200 Euro. Rechnerisch bleiben 300 Euro offen. Dieses Beispiel beschreibt nur die Subtraktion, keinen tatsächlichen Preis deiner App oder Leistung. Wenn der Kunde einen anderen Verwendungszweck nennt oder mehrere Rechnungen gemeinsam begleicht, musst du die Zuordnung zunächst nachvollziehen.
Für die Kommunikation ist der Unterschied wichtig. Eine Nachricht über den gesamten ursprünglichen Betrag wäre missverständlich, wenn bereits ein korrekt zugeordneter Teilbetrag eingegangen ist. Sieh deshalb den aktuellen Stand an und prüfe, ob eine bestehende Absprache zu Teilzahlungen berücksichtigt werden muss.
Bankabgleich als Unterstützung verwenden
Die App holt Kontoumsätze über GoCardless und schlägt Zuordnungen vor. Dafür brauchst du einen eigenen GoCardless-Zugang. Ein Vorschlag ist hilfreich, weil er einen möglichen Zusammenhang zeigt. Er sollte aber mit Rechnungsnummer, Betrag und tatsächlichem Kundenbezug abgeglichen werden, besonders wenn mehrere ähnliche Zahlungen vorliegen.
Klärt ein Vorschlag den Vorgang nicht eindeutig, frage nach dem passenden Bezug oder prüfe die zugrunde liegenden Unterlagen. Ein gleicher Betrag allein muss nicht dieselbe Rechnung bedeuten. Die App wird hier auch nicht als automatisch eingerichteter Zugang zu jedem Bankkonto beschrieben. Bei Verbindungsfragen verwendest du die vorgesehenen Hilfen des Produkts und des jeweiligen Anbieters, ohne persönliche Zugangsdaten an Dritte weiterzugeben.
Eine Rückfrage vor der Mahnung kann sinnvoll sein
Vielleicht hat der Kunde den Anhang nicht erhalten oder die Rechnungsstelle benötigt eine andere Zuordnung. Vielleicht besteht eine inhaltliche Rückfrage zum Auftrag. Eine kurze sachliche Nachfrage kann klären, was tatsächlich fehlt. Das ersetzt keine rechtliche Bewertung, hilft aber, einen organisatorischen Fehler nicht vorschnell als Zahlungsverweigerung zu behandeln.
Ein möglicher neutraler Nachrichtentext lautet: „Guten Tag, zu unserer Rechnung mit der genannten Nummer ist bei uns noch ein offener Betrag vermerkt. Bitte prüfen Sie, ob Ihnen das Dokument vorliegt und ob eine Rückfrage zur Zuordnung besteht. Falls bereits gezahlt wurde, teilen Sie uns bitte den Zahlungsbezug mit, damit wir den Vorgang abgleichen können. Vielen Dank.“ Passe eine solche Nachricht an die tatsächliche Situation an und prüfe die Angaben vor dem Versand.
Das ist eine Formulierungshilfe, keine hier versandte Nachricht und kein rechtlicher Musterbescheid. Bei einem strittigen Sachverhalt oder weiteren Maßnahmen wendest du dich an eine geeignete fachkundige Stelle. Die Softwarefunktion entscheidet nicht, welche rechtlichen Schritte in deinem Fall angemessen sind.
Mahnungen gezielt aus der geprüften Rechnung erstellen
Blitzrechnung unterstützt Mahnungsversand per E-Mail oder als Brief. Vor diesem Schritt sollten die betroffene Rechnung, erfasste Zahlungen und bekannte Rückfragen geklärt sein. Prüfe insbesondere, dass du den richtigen Empfänger und die passende Rechnung verwendest. Bei mehreren offenen Dokumenten sollte verständlich sein, worauf sich die Nachricht bezieht.
Die veröffentlichte Funktion wird hier nicht als unbeaufsichtigtes automatisches Mahnwesen dargestellt. Entscheide bewusst über den nächsten Schritt und kontrolliere das Ergebnis vor der Verwendung. Welche Fristen, Kosten oder weiteren Inhalte für eine konkrete Mahnung zulässig und sinnvoll sind, gehört nicht zur automatischen Entscheidung dieses Ratgebers. Halte eine fachliche Klärung und die technische Erstellung auseinander.
Zahlungsinformationen schon auf der Rechnung prüfen
Eine nachvollziehbare Rechnung erleichtert die spätere Zuordnung. Blitzrechnung bietet Bankinformationen sowie Zahlungs-QR über GiroCode und PayPal. Prüfe diese Angaben bereits beim Ausstellen. Ein bequemer Zahlungsweg hilft wenig, wenn die Bankverbindung oder der Empfänger nicht stimmt. Eine bereitgestellte Zahlungsinformation bestätigt außerdem noch keinen Zahlungseingang.
Eine eindeutige Rechnungsnummer gibt beiden Seiten einen gemeinsamen Bezugspunkt. Wenn ein Kunde eine Unterlage erneut benötigt, sende das passende vorhandene Dokument, statt versehentlich eine zusätzliche Forderung zu erstellen. Die Artikel Rechnungsnummern nachvollziehen und PDF-Rechnung per E-Mail behandeln diese Vorbereitung.
Ein wöchentlicher Überblick mit konkreten Fragen
Ein regelmäßiger Blick auf offene Posten kann den Aufwand überschaubar halten. Prüfe zunächst Vorgänge mit anstehender oder überschrittener Fälligkeit. Danach betrachtest du Teilzahlungen und unklare Zuordnungen. Notiere, welche nächste Handlung tatsächlich benötigt wird: Zahlungsbezug prüfen, Dokument erneut senden, eine Rückfrage beantworten oder eine fachlich geklärte Mahnung vorbereiten.
Vermeide es, jede offene Rechnung gleich zu behandeln. Ein noch nicht fälliger Vorgang braucht möglicherweise keine Nachricht. Eine bekannte Rückfrage sollte beantwortet werden. Ein bereits eingegangener, falsch zugeordneter Betrag braucht zunächst einen Abgleich. Diese Unterschiede machen deine Kommunikation verständlicher und verhindern unnötige Rückfragen auf beiden Seiten.
Dashboard und Auswertung haben unterschiedliche Aufgaben
Das Dashboard bietet Umsatz, offene Posten und Monatsvergleich. Es hilft dir beim Überblick über den aktuellen Arbeitsstand. EÜR und Umsatzsteuer-Voranmeldungs-Auswertung dienen dagegen dem Ablesen und Weitergeben von Auswertungswerten. Diese Bereiche sollten nicht ohne Prüfung als gleichbedeutend behandelt werden. Eine offene Rechnung und eine tatsächlich erhaltene Zahlung sind unterschiedliche Informationen.
Die App übermittelt keine Auswertungen ans Finanzamt und ersetzt keine Steuerberatung. Besprich mit deiner zuständigen Fachstelle, wie Zahlungen und Auswertungen in deinem Verfahren zu verwenden sind. Für die Übergabe stehen CSV und DATEV-Buchungsstapel zur Verfügung; die Standardkonten sind mit der Kanzlei abzustimmen. Die Nebenberufs-Anleitung zeigt einen solchen Gesamtprozess.
Nach der Klärung den Vorgang nachvollziehbar abschließen
Wenn eine Zahlung zugeordnet oder eine Rückfrage gelöst wurde, prüfe den aktualisierten Zusammenhang. Ist der noch offene Rest verständlich? Bezieht sich eine spätere Nachricht auf denselben Stand? Muss eine korrigierte Unterlage weitergegeben werden? Ein kurzer Abschlussblick verhindert, dass dieselbe bereits geklärte Frage beim nächsten Überblick erneut auftaucht.
Weitere Funktionen fasst die Blitzrechnung-FAQ zusammen. Die Erstellung von Rechnungen gehört zu Pro; Kunden, Belege, Dashboard und vorhandene PDF-Ansichten bleiben im kostenlosen Bereich. Prüfe die aktuellen Kaufbedingungen im Produkt, bevor du dich für das passende Angebot entscheidest.
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Blitzrechnung: Rechnung & USt
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