Blitzrechnung · Rechnung als PDF vom iPhone per E-Mail verschicken

Rechnung als PDF vom iPhone per E-Mail verschicken

Die Rechnung ist das PDF. Die Mail ist der Umschlag. Wer im Umschlag denselben Betrag noch einmal als Fließtext wiederholt, zwei Bilder anhängt und „siehe unten“ schreibt, schickt drei Dokumente und meint eines. Unser Produkt Blitzrechnung erzeugt die PDF nach deutschem Standard auf dem iPhone und gibt sie an die Teilen-Tafel — Mail, Messenger, Dateien. Ohne Word, ohne Desktop, in unter einer Minute, wenn die Stammdaten sitzen.

Dieser Text ist der Versandjob, nicht die Pflichtliste und nicht die Nummernhygiene. Der Ablauf zum Schreiben steht unter Kleinunternehmer-Rechnung schreiben. Hier: was in die Mail gehört, was nicht, und warum der Anhang die Rechnung bleibt.

Der Anhang ist die Rechnung

Eine PDF ohne strukturierten XML-Teil ist seit 2025 eine sonstige Rechnung, keine E-Rechnung. Kleinunternehmer dürfen nach § 34a Satz 3 UStDV sonstige Rechnungen ausstellen. Empfangen musst du E-Rechnungen trotzdem können — das ist ein anderer Job, oft das Postfach oder ein Portal, nicht diese App.

Blitzrechnung liefert PDF plus CII-XML der EN-16931-Familie als Vorbereitung. Das ist kein Zertifizierungs-Claim, keine vollständige XRechnung- oder ZUGFeRD-Pflichterfüllung, keine CIUS-Validierung. Für den typischen Kunden von 1–20 Rechnungen im Monat ist die PDF der Beleg, den er verbucht oder in den Ordner legt.

Deshalb: eine Datei, klarer Name, ein Betrag, der nur im PDF steht. Dateiname wie 2026-018-muster-gmbh.pdf schlägt rechnung_final2.pdf. Der Kunde legt ab. Du legst ab. Beide finden denselben Schlüssel wieder.

Was in die Mail gehört

Betreff mit Nummer und deinem Namen oder der Firma. Ein Satz im Body: Anlass in Klartext, Bitte um Überweisung, Fälligkeit, wenn sie auf der Rechnung steht. Kein zweiter Mini-Beleg. Keine Tabelle, die das PDF nachbaut und bei der nächsten Korrektur divergiert.

An: die Adresse, unter der der Kunde Buchhaltung macht — oft eine rechnung@-Adresse, nicht die private, mit der ihr den Auftrag gequatscht habt. Wenn du unsicher bist, frag einmal, speichere die Adresse im Kundenstamm, hör auf zu raten.

CC an dich selbst, wenn du kein anderes Archiv hast. BCC an niemanden, der den Auftrag nicht betrifft. Anhänge außer der PDF nur, wenn der Kunde sie verlangt (Lieferschein, Stundenzettel). Sonst bleibt die Mail schmal.

IBAN steht auf der Rechnung. Sie darf in der Mail noch einmal stehen, weil manche Kunden den Umschlag lesen und den Anhang später. Sie muss nicht in drei Varianten stehen.

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Was nicht in die Mail gehört

Kein „zzgl. 19 %“ in der Mail, wenn die PDF Kleinunternehmer ist und „umsatzsteuerfrei gem. § 19 UStG“ trägt. Der Umschlag darf den Beleg nicht konterkarieren. Kein Steuersatz, den die PDF nicht hat. Kein Scherz über das Finanzamt. Kein zweites PDF „dieselbe Rechnung, nur mit Logo größer“.

Kein DATEV-Datensatz, den die App nicht baut. Keine Mahnung, die wie eine zweite Rechnung aussieht. Offene Posten siehst du im Dashboard; erinnern tust du selbst, in einer eigenen Mail, klar als Erinnerung gekennzeichnet — nicht als neue Nummer.

Kein Screenshot der App. Der Screenshot ist kein Beleg. Die PDF ist der Beleg.

Teilen-Tafel statt Desktop-Umweg

Auf dem iPhone entsteht die PDF in der App. Vorschau: Adressen, Nummer, Hinweis § 19 oder 19/7 %, IBAN, Leistungsbeschreibung. Dann Teilen. Mail ist der Default für Kunden, die ablegen. Messenger ist der Default für Kunden, die auf der Baustelle nicken und später nicht finden. Für 1–20 Belege im Monat darfst du den Kanal nach dem Kunden wählen. Du darfst nicht den Beleg durch den Kanal ersetzen.

Word auf dem Desktop ist der Umweg. Hier reicht: wer die PDF schon in der Tasche hat, muss sie nicht durch einen Rechner schicken, nur weil „Rechnung“ nach Büro klingt.

Die Speed-Variante — Kunde, Position, Betrag, PDF — steht im Blog Rechnung in einer Minute. Versand ist der letzte Tap, nicht der Ort, an dem du noch Positionen erfindest.

Nach dem Senden

Markiere nichts als bezahlt, nur weil die Mail raus ist. Bezahlt ist der Eingang. Das Dashboard zeigt unbezahlte Rechnungen, ohne Bankabgleich. Wenn der Kunde „Anhang fehlt“ antwortet: dieselbe PDF noch einmal, nicht eine neue Nummer. Wenn der Kunde eine Korrektur will: Storno-Logik und neue Nummer, nicht final3 mit altem Schlüssel.

Speichere die Mail nicht als einzige Kopie der Rechnung. Die PDF in der App bzw. in Dateien ist das Dokument. Die Mail ist Transport.

Kunden und Belege bleiben in der kostenlosen Schicht einsehbar; neue Rechnungen liegen im Abo über Apple. Der Store nennt Preis und Testzeit. Diese Seite erfindet keine Sterne und keine Versandquoten.

Kleine Checkliste vor dem Absenden

Vorschau gelesen. Nummer eindeutig. Empfängeradresse die buchhalterische. Betreff mit Nummer. Ein Anhang. Body ohne zweiten Beleg. Bei Kleinunternehmer kein Steuerbetrag irgendwo in der Mail. Bei Regelbesteuerung Satz und Betrag nur so, wie die PDF sie ausweist.

Das ist der Umschlag. Die Rechnung bleibt das PDF.

Messenger, Portal, Papier — derselbe Beleg

Nicht jeder Kunde will Mail. Manche nicken auf der Baustelle und wollen die Datei in WhatsApp. Das ist zulässig als Transport, solange die PDF dieselbe Datei ist, die du ablegst. Der Chat ist dann der Umschlag, nicht der Beleg. Schick nicht drei Screenshots hintereinander statt der einen Datei. Screenshot ist kein Archiv.

Manche Kunden haben ein Lieferantenportal. Du lädst die PDF dort hoch. Der Umschlag ist das Portal. Die Rechnung bleibt die Datei. Wenn das Portal eine strukturierte E-Rechnung verlangt und du Kleinunternehmer bist, gilt die Ausstellungserleichterung nach § 34a Satz 3 UStDV für sonstige Rechnungen — das Portal kann trotzdem eine XML-Datei wollen. Blitzrechnung liefert CII-XML als Vorbereitung, ohne zertifizierte Pflichterfüllung. Wenn das Portal nur zertifizierte XRechnung akzeptiert, ist das ein anderer Job als diese App.

Papier: ausdrucken, einstecken, abfotografieren ist der schlechteste Weg zurück ins Digitale. Wenn Papier sein muss, ist die PDF trotzdem das Original in deiner Ablage. Der Ausdruck ist eine Kopie.

Betreffzeilen, die jemand findet

Schlecht: „Rechnung“, „Hi“, „wie besprochen“. Gut: Nummer, dein Name oder die Firma, optional der Leistungsmonat. Der Kunde sucht in sechs Monaten in der Mail, nicht in deinem Kopf. Du suchst genauso.

Eine Mail pro Rechnung. Sammelmails mit fünf PDFs an fünf Projekte sind der Moment, in dem eine Datei verloren geht und die Nummer nicht mehr zum Auftrag passt. Für 1–20 im Monat ist eine Mail kein Aufwand.

Wenn die Mail zurückkommt (unzustellbar): nicht dieselbe Minute eine neue Rechnung mit neuer Nummer bauen. Zuerst die Adresse im Stamm korrigieren, dieselbe PDF noch einmal. Neue Nummer nur, wenn der Inhalt sich ändert.

Was „deutscher Standard“ hier heißt

Pflichtangaben im Dokument, lesbare Schrift, Betrag, der zu deinem Status passt, Hinweis „umsatzsteuerfrei gem. § 19 UStG“ wenn Kleinunternehmer. Kein Layout-Wettbewerb. Kein Wasserzeichen „Entwurf“ auf einer Datei, die du als Rechnung meinst. Entwurf bleibt Entwurf, bis die Vorschau sitzt.

Die App ist keine Buchhaltungssuite. Der Versand ändert das nicht. DATEV, Mahnwesen, Bankabgleich: nicht im Umschlag, nicht im Anhang, nicht als Erwartung. Offene Posten hakst du ab, wenn das Geld da ist — in der App, nicht indem du die Mail noch einmal schickst.

Kontakt: info@bruniqo.de. Keine Sterne, keine Versandquoten. Eine Datei, ein Umschlag, ein Schlüssel.