Hilfe · Stand 2026-07-21

Stempelwerk — Anleitung & FAQ

Schritt-für-Schritt: Einrichten, Stempeln, Team, Exporte (MiLoG/FKS), Warnungen und Datenschutz.

Handwerk Gastro Reinigung Sicherheit

1. Was ist Stempelwerk?

Stempelwerk ist eine Arbeitszeit-App für kleine Betriebe. Mitarbeitende stempeln Beginn, Ende und Pausen; Chefs sehen Live-Status, Team und Exporte.

Wichtig — ehrliche Grenzen: Die App ist keine Zertifizierung durch den Zoll und gibt keine Bußgeld-Garantie. MiLoG-/ArbZG-Funktionen sind Arbeitshilfen; die rechtliche Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.

Server: verschlüsselte API in der EU. Zeiten liegen in einem append-only-Protokoll (Originalwerte werden nicht still überschrieben).

2. Rollen

Chef

Firma anlegen, Team einladen
Live, MiLoG-Lücken, alle Exporte
Korrekturen freigeben / entscheiden
Schichtleiter ernennen, Abo/Billing

Schichtleiter

Live-Team & MiLoG-Übersicht
FKS-Dossier & CSV-Exporte
Nicht: Billing, Einladungen, Rollen vergeben

Mitarbeiter

Eigene Zeiten stempeln
Eigener Monatsnachweis teilen
Inbox (z. B. Korrektur-Hinweise)
Nur eigene Daten sichtbar

Schichtleiter setzen (Chef)

Team öffnen → Person wählen
API/Admin: Rolle „Schichtleiter“
Oder: POST /team/:id/rolle

3. Erste Schritte als Chef

App installieren (Handwerk / Gastro / Reinigung / Sicherheit — passend zur Branche).
Registrieren: Firmenname, Bundesland, E-Mail, Passwort (mind. 8 Zeichen).
Du bist automatisch Chef dieser Firma.
Team einladen: Einladungscode erzeugen und an Mitarbeitende senden (Code ca. 14 Tage gültig).
Optional: Sollarbeitszeit / Modelle prüfen (sofern in deiner Version freigeschaltet).
Smoke-Test: Selbst stempeln → Feierabend → als Chef Live und Export prüfen.

Tipp: Für Apple-Review und internen Test eigene Demo-Konten nutzen — nicht das private Chef-Konto teilen.

4. Erste Schritte als Mitarbeiter

App der gleichen Branche installieren wie die Firma (wichtig).
Beitritt mit Code: 8-stelligen Einladungscode eingeben.
Name bestätigen, ggf. Passwort setzen (je nach Version).
Auf dem Tab Stempeln / Heute den ersten Arbeitstag starten.

Falsche Branchen-App (z. B. Gastro-Code in Handwerk-App) lehnt den Code ab — der Code wird dabei nicht verbraucht.

5. Täglich stempeln

Typischer Tag

Start — Arbeitsbeginn (ggf. Baustelle/Objekt/Arbeitsort wählen).
Optional: Fahrt / Kategorie wechseln (je nach App).
Pause starten und wieder „Weiter“.
Feierabend / Stop — Tag abschließen.

Was du siehst

Heute: Ist-Zeit, Soll, Saldo (wenn Sollmodell hinterlegt).
Warnungen: z. B. Mindestpause, über 8/10 Stunden, Ruhezeit unter 11 Stunden.
Über-Nacht: Banner, wenn noch ein Stempel von gestern offen ist — bitte beenden oder korrigieren lassen.

Zeiten werden nicht still gekürzt. Warnungen sind Hinweise (ArbZG-Arbeitshilfe), keine automatische „Korrektur ohne Spur“.

6. Offline & Sync

Stempelwerk ist für Baustelle und Schichtbetrieb ausgelegt: Stempel können offline vorgemerkt und später synchronisiert werden.

Bei wiederhergestellter Verbindung: automatischer oder manueller Sync.
Jedes Event hat eine Client-ID → keine Doppelbuchung bei erneuter Übertragung.
Bei Konflikt (z. B. schon eingestempelt): Meldung prüfen, nicht „doppelt“ forcen.

7. Team, Einladungen, Abo

Aktion	Wer	Hinweis
Einladungscode erzeugen	Chef	Code teilen, zeitlich begrenzt
Mitarbeiter deaktivieren	Chef	Zugang weg, Zeiten bleiben für Export
Reaktivieren	Chef	Abo-/Plan-Limits beachten
Schichtleiter	Chef	Flag „Schichtleiter“ setzen
Abo / Team-Plan	Chef	In-App-Kauf (Apple); Free Solo begrenzt

Deaktivierte Personen erscheinen in Lohn-/Zoll-Exporten weiter, wenn im Zeitraum Buchungen liegen — absichtlich für Abrechnung und Kontrolle.

8. MiLoG — 7-Tage-Frist

Nach § 17 MiLoG müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit grundsätzlich binnen 7 Tagen aufgezeichnet sein.

Als Chef/Schichtleiter die Karte „Aufzeichnung / MiLoG“ öffnen.
Fehlende Tage pro Person prüfen (Fristfarbe: bald fällig / überfällig).
Mitarbeiter nacherfassen lassen oder Korrektur mit Begründung.
Optional: „Lücken melden“ — Eintrag ins Postfach der Führung (+ optional Server-Webhook).

Die Anzeige ist eine Arbeitshilfe, kein Ersatz für deine betrieblichen Kontrollprozesse.

9. FKS- / Zoll-Export & Prüfungsdossier

Für Kontrollen brauchst du eine saubere Tabelle, keine App-Demo.

Was exportiert wird

Beginn, Ende, Dauer je Tag (MiLoG-Kern)
Pausen (zusätzlich hilfreich)
Optional: Orte/Objekte, Warnungen
Im Dossier: Revisionshistorie (Korrektur/Storno: wer, wann, Grund)

So erzeugst du das Dossier

Als Chef/Schichtleiter: MiLoG-Karte → „Dossier laden“ (aktueller Monat), oder
API/Admin: GET /export/fks-dossier?von=YYYY-MM-DD&bis=YYYY-MM-DD optional &mitarbeiterId=…
HTML öffnen → Als PDF speichern / Drucken.

Weitere Exporte

Export	Zweck
MiLoG-CSV	Excel/Lohnbüro, alle MA im Zeitraum
Zoll-JSON/Detail pro MA	Vollständiger Nachweis + Historie
Monatsbericht HTML	Druck pro Person / Monat
DATEV-Lohnstunden-CSV	Hilfe, kein DATEV-Partner-Zertifikat
Eigener Nachweis (MA)	Mitarbeiter teilt eigenen Monat

10. Warnungen (Arbeitszeitgesetz — DE)

Nur Hinweise in der App — keine automatische Rechtsberatung.

Warnung	Bedeutung
Mindestpause	Nach mehr als 6 h Arbeit mind. 30 min Pause; nach mehr als 9 h mind. 45 min (§ 4 ArbZG). Optional Auto-Abzug in der Auswertung.
Über 8 Stunden	Regelmäßige Tagesarbeitszeit überschritten (§ 3 ArbZG) — prüfen, ob Ausgleich/Organisation passt.
Über 10 Stunden	Gesetzliche Höchstgrenze der täglichen AZ im Blick (§ 3 ArbZG).
Ruhe unter 11 Stunden	Zwischen Ende letzter Schicht und Start nächster Schicht zu wenig Ruhe (§ 5 ArbZG).

11. Datenschutz & Aufbewahrung

Mitarbeiter sehen nur eigene Zeiten.
Chef/Schichtleiter: Team-Auswertungen und Exporte.
Kein Dauer-GPS-Tracking im App-Kern (kein Bewegungsprofil).
Arbeitszeit-Events: append-only — keine stillen Löschungen.
MiLoG: Aufbewahrungshinweis mind. 2 Jahre (730 Tage); Status unter /firma/retention.
Korrekturen nur mit Begründung; Betroffene können informiert werden (Inbox).

Privacy: bruniqo.de/stempelwerk/privacy

12. Hinweise pro App-Variante

App	Besonderheiten
Handwerk	Baustellen/Arbeitsorte, Einsätze, klassisches Stempeln.
Gastro	Dienstplan/Schichten, Bewerbungen auf offene Schichten, Checklisten.
Reinigung	Objekte/Reviere, Einsätze; manuelles Stempeln oft mit Grund; Stop kann Einsatz-ID erfordern (geplanter Einsatz).
Sicherheit	Posten, Qualifikationen, Dienstanweisungen, Ablaufwarnungen.

13. Q&A — Häufige Fragen

Kann ich die App offline nutzen?

Ja. Stempel werden lokal vorgemerkt und später synchronisiert. Achte auf die Offline-Anzeige und prüfe nach dem Sync, ob der Tag korrekt geschlossen ist.

Warum funktioniert mein Einladungscode nicht?

Häufig: falsche Branchen-App, abgelaufener Code, Tippfehler (ähnliche Zeichen), oder der Code wurde bereits verwendet. Neuen Code vom Chef anfordern.

Kann der Chef meine Zeiten unbemerkt ändern?

Nein im Sinne von „still überschreiben“. Änderungen laufen über Korrektur/Storno mit Begründung im Ledger. Du kannst Hinweise im Postfach erhalten. Im FKS-Dossier sind Revisionen sichtbar.

Ist Stempelwerk „Zoll-zertifiziert“?

Nein. Es gibt kein App-Siegel der Zollverwaltung für Zeiterfassung. Die App liefert Exporte und Protokolle als Arbeitshilfe für Arbeitgeberpflichten (u. a. § 17 MiLoG).

Was brauche ich bei einer FKS-Kontrolle?

Exportiere das FKS-Dossier (HTML → PDF) für den angefragten Zeitraum: Beginn/Ende/Dauer, ggf. Historie. Zusätzlich können Lohnunterlagen und Verträge verlangt werden — die liegen außerhalb der App.

Warum warnt die App wegen Pausen / 8 Stunden / 11 Stunden Ruhe?

Das sind Hinweise an deutsche ArbZG-Regeln (Pause, Höchstarbeitszeit, Ruhezeit). Die App blockiert dich nicht zwingend und kürzt Zeiten nicht still. Bitte intern klären und bei Bedarf korrigieren.

Wie lange werden Zeiten gespeichert?

Arbeitszeitnachweise sollten mind. 2 Jahre verfügbar bleiben (MiLoG). In Stempelwerk sind Events append-only und nicht für „Aufräumen“ freigegeben. Details: Retention-Status in der Führungsansicht / API.

Was passiert, wenn ich jemanden deaktiviere?

Der Login endet. Bereits erfasste Zeiten bleiben für Exporte und Nachweise erhalten — wichtig für Lohn und Kontrollen.

Was darf ein Schichtleiter?

Live, MiLoG-Lücken, FKS-/CSV-Exporte. Kein Billing, keine Einladungen, keine Ernennung anderer Schichtleiter. Ernennung nur durch den Chef.

Trackt die App GPS dauerhaft?

Nein. Es gibt kein Dauer-Hintergrund-Tracking im Kernprodukt. Standortbezug läuft über manuelle Arbeitsorte/Objekte bzw. Einsätze — nicht über ein Bewegungsprofil.

Reinigung: Stempel stoppt mit Fehlermeldung?

Geplante Einsätze können eine Einsatz-Bindung verlangen (Start/Stop mit Einsatz). Manuelle Stempel oft nur mit Begründung. Im Zweifel den geplanten Einsatz in der App nutzen oder den Chef fragen.

DATEV-Export — sind wir DATEV-Partner?

Nein. Der DATEV-Lohnstunden-CSV ist eine Hilfsdatei fürs Lohnbüro, kein zertifizierter DATEV-Import-Status.

Free Solo / Abo: warum kann ich niemanden mehr einladen?

Pläne begrenzen die Anzahl aktiver Köpfe. Team-Abo in der App buchen (Apple In-App-Kauf) oder Kontingent freimachen (deaktivieren ungenutzter Zugänge — Zeiten bleiben).

Passwort vergessen?

Support kontaktieren: support@bruniqo.de. Halte Firmenname und die verwendete E-Mail bereit.

Welche Browser/Geräte?

Mobile Apps: aktuelles iOS. Web-Admin (falls freigeschaltet): aktuelle Browser. Für PDF-Export aus dem Dossier eignet sich Safari/Chrome „Drucken → PDF“.

Wo finde ich Datenschutz und Support?

Privacy: /stempelwerk/privacy · Support: /stempelwerk/support · Impressum: /impressum

Wie melde ich einen Fehler?

Mail an support@bruniqo.de mit: App-Variante, iOS-Version, ungefährer Zeitpunkt, was du getan hast, Screenshot wenn möglich. Keine Passwörter in der Mail.

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